אינטגרציה על מה ולמה ?

חלק 1 – מהי אינטגרציה:

 

מהי אינטגרציה (שילוב) במערכות מידע?  אם נבדוק על פי הספרות, אזי אינטגרציה היא  "האמצעי להתגבר על תהליכים עיסקיים, בהם שחקנים שונים, מחפשים דרכים שונות להעברת ותצוגת מידע על גבי אתרים שונים" (Dachow & Mouritsen. 2005). ז"א, האינטגרציה היא כלי למימוש העברת מידע וידע על פני הארגון כולו. העברת המידע וביטוי התהליכים העיסקיים, מושג ע"י שילוב מערכות שונות ומשתמשים שונים בארגון. או במילים פשוטות: אינטגרציה של מערכות היא  שילוב של תוכנות וידע לתמיכה בתהליכים עיסקיים של הארגון.

 

טבען התזזיתי של מערכות מיחשוב והשינוי המתמשך עקב הטכנולוגיה המתחדשת, דורש מארגונים להישאר מודעים ומעודכנים בחידושים הטכנולוגיים. תהליך השינוי המתמשך, משוייך ברובו לשינויים הטכנולוגים הדחופים, כגון עלייה בגמישות ופונקציונאליות המערכות, עלייה בטווח וגודל המידע המנוהל, שינויים במבנה ותסדיר (פורמט) הנתונים ועוד. סיבות אלה מביאות את הארגונים להשקיע משאבים ומאמצים רבים בתהליכים של אימוץ טכנולוגיה ושילוב מערכות (אינטגרציה).

 

בסביבה הנוכחית של שווקים ותהליכים עיסקיים אלקטרונים, האינטגרציה משמשת למימוש אפליקציות, חבילות תוכנה ופתרונות אלקטרונים אחרים לתוך תשתית ארגונית גמישה ונוחה, לביקורת ולניהול. על ידי אימוץ פונקציונאליות ממגוון אפליקציות, פונה האינטגרציה הן לצורך הפנים ארגוני והן לצורך החוץ ארגוני. 

 

מטרות נראות לעין של תהליך האינטגרציה הן: בהיבט הפנים ארגוני:  העלאת רמת השליטה הניהולית, שיפור יכולות ואיכות מעקב ובקרה, ייעול תהליכים ארגוניים ומיצוי מקסימלי של המשאבים האנושיים והטכנולוגים. מטרות ארגוניות אלה מושגות באמעות שיפור ושילוב מנגנוני תצוגת מידע, העברת מידע, שיבוץ מידע ושימוש חוזר במידע.  בהיבט החוץ ארגוני, מטרות האינטגרציה הן: שיפור תהליכי ואמצעי התקשורת עם לקוחות וספקים, מינוף המידע הקיים בארגון והטכנולוגיה הממומשת בו ליצירת יתרון תחרותי, השגת תמיכה למערכות המידע בארגון, כך שיותאמו לשינויים בצרכים העיסקיים החוץ ארגוניים, ע"מ ליצור גמישות בשינוי תנאי מסחר והאסטרטגיות הארגוניות.

 

 

חלק 2 -  תהליך האינטגרציה

הספרות מדגישה את ההיבט הפסיכולוגי של תהליך האינטגרציה. במישור הארגוני, האינטגרציה מבטאת  את התקוות הארגוניות לעלייה בתפוקות וביעילות, במקביל לעלייה בתחרותיות הארגון. תקוות ושאיפות אלה נמצאות ברקע למוטיבציה של הארגונים באימוץ טכנולוגיות ושילוב מערכות מידע. במישור הפרטי, האינטגרציה צופנת בחובה תהליך של שינוי בפעולות היומיומיות. כל שינוי כרוך במידה מסויימת של הסתגלות ועקומת לימוד, המשפיעים במידה שונה על האדם העובר אותם.

 

בנוסף, תהליך האינטגרציה דורש מידה שונה של יכולות משחקנים שונים בארגון. חלקם ידרשו ללמוד ולהפנים תהליכי עבודה חדשים, חלק אחר ידרש להסתגל לשינוי בתהליכים וחלקם לא יצטרכו לשנות מאום בעבודתם היומיומית. כמובן שהבדל כזה בהשפעת המערכות על שחקני הארגון, הוא מאפיין חשוב ולעיתים קריטי בתהליך האינטגרציה, ולכן יש לשים עליו את הדעת כבר בשלבי התכנון וניתוח הדרישות.

העלאת רמת השליטה הניהולית ואיכות הבקרה, שהיא אחת ממטרות האינטגרציה, לא מושגת בצורה דומה אצל המנהלים השונים. הגדרות האינטגרציה מכתיבות את התנאים בהם המנהלים יממשו את הצרכים הניהוליים שלהם.  הגדרות אלה כוללות את אופן השימוש של המנהלים במערכות השונות, תחומי אחריות והרשאות, נפח ואיכות המידע המצוי אצל המנהל ועוד. בדומה ליתר שחקני הארגון, גם המנהלים ידרשו למידה שונה של הסתגלות, במהלך האינטגרציה.

 

לסיכום:

הטכנולוגיה, במובן של שילוב מערכות (אינטגרציה), תומכת בשינויים של תשתית המידע הארגונית, בהתאם לשינויים בצרכי השוק וצרכים עיסקיים פנים וחוץ ארגוניים. מערכות שונות בארגון, ומערכות מידע בפרט, שבעבר פעלו בסביבה נפרדת, יכולות היום להשתלב עם מערכות נוספות (פנים וחוץ ארגוניות) ולתמוך בתהליכים מגוונים יותר.

מחזור החיים המסורתי של מערכות ותוכנות ארגוניות (הטמעה, פעולה ודעיכה) משתנה בעקבות תהליך האינטגרציה. מערכות מתרחבות ומשתנות, קמות לתחייה ומשנות פניהן ע"מ להתאים עצמן לסביבה הטכנולוגית העכשווית.

תהליך האינטגרציה הינו תהליך טכנולוגי ופסיכולוגי, העונה על צרכים פנים וחוץ ארגוניים ומשפיע בצורה משתנה על חלקי הארגון.

דרישות השווקים העכשווים והיכולות הטכנולוגיות מחייבות את הארגונים לתהליך של שיפור ואימוץ טכנולוגיות. ארגון שיקפא על שמריו, יאבד מהתחרותיות שלו ועלול למצוא את עצמו, אט אט, נדחק לפינת השווקים בהם הוא פועל. 

האינטגרציה צופנת בחובה יתרונות רבים, אך היא מורכבת לביצוע ומימוש. עיקר הבעיתיות חבויה בשלבי התכנון, השינויים הטכנולוגיים הדחופים ושינויים במאפייני הצריכה של הלקוחות, מקשים על משימות הניתוח, החיזוי והתכנון, ההכרחיות לשלב זה.

 

Reference:

1.     Dechow, N,. Mouritsen, J., 2005. Enterprise resource planning systems,

          management control and the quest for integration. Accounting, Organizations and Society. 30.

2.     Irani, Z., Themistocleous, M., Love, P., 2003. The impact of enterprise application integration on information system lifecycles. Information & Management. 41.

3.     Hsiao, R,. Dun-Hou, S., Lee, C., 2006. The Problems of Embeddedness: Knowledge Transfer, Coordination and Reuse in Information Systems. Organization Studies 27(9).

 

נכתב ע"י:

יפתח קוניק (מהנדס).

Because - פתרונות תוכנה לארגונים.