תוכנה חכמה - גורם מרכזי להצלחת העסק

היום אני רוצה לספר על חשיבות התוכנה לניהול העסק. העניין הוא לא טריויאלי ולא ברור לכולם. בתור אחת שעסקה בניהול פרויקטי תוכנה במשך 5 שנים אחרונות, אני יכולה לספר על הניסים והנפלאות שתוכנה חכמה יכולה לעשות בעסק.

דבר ראשון, תוכנה שבנויה בצורה חכמה, מסוגלת להביא את החברה שלכם להיות במקום מספר אחד מבחינת יכולת שירות לעומת חברות אחרות. זה קורה. דברים שעומדים מאחורי ההישגים, לא תמיד מובנים מאליהם. אז איך זה קורה? איך חברה הופכת להיות מספר אחת ברמת השירות בזכות תוכנה?

האדם שעומד מאחורי ניהול הפרויקט שלכם, צריך להבין שבראש ובראשונה, מטרת התוכנה היא לפתור אתכם מהתעסקות בעבודה שלא מקדמת את הרווחים שלכם. מטרתו של מנהל פרויקט היא לחפש את אותם 80% שאינם מועילים לרווחים שלכם, וגוזלים מכם זמן יקר. זמן שהייתם יכולים להשקיע במכירות, בשירות טוב, בביצוע תהליכים תפעוליים. מנהל פרויקט טוב, יודע להיכנס לפרטי העסק שלכם, להכיר אותו מבפנים. להרגיש את אותה העבודה שאתם עוסקים בה. לזהות את אותם 80% המיותרים. מטרת מנהל פרויקט היא לבנות תוכנה חכמה , שתבצע העבודה המעיקה והמתישה. התוכנה תבצע את העבודה, ביעילות ובדיוק, שלא הייתם מגיעים בעצמכם. כמות טעויות האנוש, אפילו בבניית קובץ אקסל עם נוסחאות יכולה לנוע מ-20% ומעלה. אפילו כשגוררים נוסחה בגליון אקסל, ישנם מקרי קצה שלא נלקחים בחשבון. אפשר להמנע מטעויות אלו בבניית תוכנה חכמה.

דוגמאות לעבודה מיותרת:

מהנסיון שלי, הצלחתי להגיע למצב שצוות של 6-8 אנשים שנשארו לעתים קרובות שעות נוספות ארוכות. הצליחו לצמצם את העבודה שלהם לעומס של 3-4 אנשים. שיום שלם של בדיקות תקינות , הצטמצם ל-20 דקות עבודה. אותם האנשים שעבדו בעבודה מעיקה של העתקות והדבקות, התפנו לטפל בדברים חשובים באמת. רמת הדיוק , מהירות העבודה, עניין העבודה , הכל השתנה על פני תוכנה אחת שלקחה על עצמה 80% עבודה ,שהצוות לא רצה לעשות.

80% עבודה שאין לכם שום עניין לעשות אותה, אתם לא מרוויחים ממנה, אתם לא נהנים ממנה, 80% עבודה , אפשר להוריד בבניית תוכנה חכמה שמותאמת לעסק שלכם.

נקח לדוגמא תהליך חישוב של הכנסות והוצאות. בדרך כלל עסק שאינו מתנהל מול תוכנה, יש לו פנקס חשבוניות. אולי מחברת הזמנות. בנפרד עומדת מכונת תשלומי אשראי. אותו העסק צריך לנהל את משרדו במשך החודש. אז אותו המוכר, ניגש לפנקס חשבוניות, רושם את המוצר שנקנה ואת הסכום שלו. בנוסף אותו האדם מעביר את הכרטיס האשראי דרך המכונה. חלק מהכסף הוא מעביר במזומן בקופה. משמעות הדברים שהוא צריך לעשות חשבון בסוף היום של חשבוניות האשראי וכסף לחוד. בנוסף הוא צריך לפתוח את מחברת הרכש שלו ולספור ידנית מה צריך להזמין. הכל עבודה ידנית ומעיקה. אני משערת שתהליך סגירת הקופה למוכר מאומן לוקח כחצי שעה- שעה במקרה הטוב. כמות הטעויות היא גדולה. בסוף גם נתקעים עם חוסרים, בגלל מוצרים שלא הוזמנו בזמן.

כעת, נדמיין מצב שבו אותו העסק, מעביר את כל קנייה דרך מחשב. התוכנה ישר מוצאת את המוצר הדרוש לפי קוד. התוכנה מעבירה את תשלומי האשראי לחברה, ומודיעה על העודף שנדרש להחזיר ללקוח בתשלום במזומן. פעולה של רישום, הדפסות והעברות הופכת להיות הרבה יותר קצרה. הכל מחושב אוטומטית. והחשבונית שתצא , תצא עם חישובים אוטומטיים של מע"מ ופרטי העסק. אם התוכנה באה לקדם את העסק, היא גם תתריע למוכר על מבצעים והנחות. התוכנה תציע ללקוח להרשם למועדון לקוחות שלכם תמורת מתנה כלשהי. ובסוף היום, התוכנה תחשב לכם בדיוק מה מצב המזומנים שלכם, ואיזה מוצרים יש להזמין. כל זה תוך דקות ספורות ובדיוק גבוה. והבונוס , יש לכם מאגר לקוחות, שניתן לעבוד איתו. תוכלו כבר לאחר חודש עבודה, להתחיל לעבוד עם מאגר הלקוחות שלכם ולהגדיל את הרווחים שלכם ב-20% לפחות.

תוכלו לנהל מאגר הזמנות עתידי ללקוחות, תוכלו ללמוד את הלקוחות שלכם, לנתח את ההכנסות שלכם לפי מוצרים מוכרים יותר. תדעו במה העסק שלכם חזק. וכל זה דברים שיהיו מובנים במערכת ולא יידרשו מכם מאמץ.

אז אתם משקיעים השקעה חד פעמית בפיתוח או בקניית מוצר שתואם לעסק, ואתם זוכים לצמצום ניכר של עבודה, בהגדלת רווחים, בדיוק רב בכספים. אתם זוכים להכיר את העסק שלכם היטב דרך הדוחות המובנים. אתם זוכים ל-80% מהזמן שלכם לאותה עבודה שמביאה 100% מההכנסות.

לקחנו תהליך טריויאלי של קניה מכירה. ככל שעסק מורכב יותר וגדול יותר, כמות השיפורים וייעולים שתוכלו לבצע בעזרת תוכנה רק הולכת וגדלה. ככה עסקים הכי גדולים, הופכים להיות מספר אחד תוך זמנים קצרים מאוד. תוך שנה אחת, חברה יכולה להפוך להיות מספר אחד במשק הארצי \ הבינלאומי בהשקעה נכונה בתוכנה.

ניתן להגיע להשגים מרשימים מבחינת רמת השירות, איכות העבודה, דיוק, רמת התפעול.

אמנם מדובר בדברים לא מובנים מאליהם, אבל זה בפועל עובד ככה. עסק שמשקיע בתוכנה בצורה חכמה. בונה תוכנה שפותרת לו בעיות לא טריוויאליות, זוכה בכך ש-80% מהזמן שלו מתחיל לעבוד בשבילו , ולא בשביל עבודה מעיקה ולא מועילה.

מאחלת לכם המשך יום מהנה והמשך הצלחה לעסק שלכם!