למה צריך שעון נוכחות?

למה צריך שעון נוכחות?

ראשית, בהתאם לתיקון בחוק הגנת השכר ( סעיף 24 ) בכל מקרה של מחלוקת בדבר השכר אשר ניתן לעובד, נטל האחריות להוכחות שעות העבודה חל על המעסיק..

לפיכך, על מנת לערוך רישום מדוייק ואמין של שעות העבודה של העובד, על המעסיק להתקין שעון נוכחות בעסק, אפילו עבור עובד אחד. שעון הנוכחות יתעד את הכניסות והיציאות של העובד באופן מדוייק ואובייקטיבי ונתונים אלו ישמשו, במידת הצורך, כהוכחה כנגד תביעות מצד העובד.

מעבר לעניין החוקי והמשפטי קיימות בשעון הנוכחות תוכנות המאפשרות יישומים נוספים מעבר לקליטת הכניסה והיציאה של העובד. יישומים אלו הופכים את שעון הנוכחות לכלי עבודה הכרחי אשר מייעל באופן משמעותי את מערכת השכר בעסק ואף חוסך כספים רבים.

ישנם סוגים שונים של שעוני נוכחות ויש להתאים את השעון לצורכי העסק:

השעון השכיח ביותר הינו שעון נוכחות דיגיטלי אלקטרוני עם כרטיס קרטון. זהו שעון פשוט לשימוש עם תצוגה מוארת אין צורך לשלם עליו דמי שימוש נוספים לאחר קנייתו. בשעון נוכחות זה קיימות שלוש אפשריות:

1. שעון ללא סיכום המקליד רק יציאה וכניסה – מתאים לעסק בו התשלום מתבסס על הגעת העובד ביום העבודה ולא על סך שעות העבודה כמו עובדים באולמות אירועים.

2. שעון נוכחות עם סיכום יומי המאפשר הורדת הפסקה לעובד וקביעת שעות נוספות. כאשר בסוף כל יום עבודה עם יציאת העובד השעון מסכם את סך השעות שהעובד עבד בפועל בניכוי ההפסקה.

3. שעון נוכחות עם סיכום יומי וחודשי המאפשר להוריד הפסקה, להגדיר שעות נוספות, וכן מתאים למקומות עבודה שבו העובד החל את עבודתו לפני חצות ומסיים אותה למחרת היום. בסוף כל יום השעון מבצע סיכום שעות עבודה בפועל ובסוף כל חודש עבודה , השעון מסכם את סך שעות העבודה של העובד לאותו החודש.

שימוש בשעון נוכחות דיגיטלי אלקטרוני המסכם שעות, מקצר מאוד את זמן החישוב של השעות שהעובד עבד בפועל ומקל על הכנת המשכורת. מונע טעויות אנוש הנובעות מרישום וחישוב ידני. וכן, מונע חישוב לקוי הנובע מעיגול שעות. כמו כן, כל החישובים הנוספים המתבססים על חישוב שעות העבודה בשעון אמינים ומדוייקים כמו זכאות ימי חופשה וכו'.

סוג נוסף של שעוני נוכחות הקיימים בשוק הינם השעונים הממחושבים לסוגיהם. שעון נוכחות קורא כרטיסים מגנטיים/ תגי קירבה /ביומטרי (טביעת אצבע) ואלחוטי סוללארי. לכולם מספר מאפיינים משותפים:

בכל שעון נוכחות קיימת תוכנה לניהול עובדים. על מנת לקבל את המידע שנקלט בשעון יש צורך בהתקנת תוכנה תומכת במחשב העסק אשר תתאים לתוכנת השכר הקיימת בעסק. כמו כן, ישנו תשלום שנתי בגין השימוש בתוכנה או ביישומים נוספים כמו תוכנה לשימוש באמצעות טלפון אלחוטי.

שעונים אלו יקרים יותר אולם הם נותנים מענה מתאים לעסקים בהם עובדים מספר רב של אנשים/ או קיימים עובדי חוץ. לעסקים בהם יש הסכמי עבודה מיוחדים הכוללים חישובי שעות נוספות, ארוחות או נסיעות מיוחדות. כמון כן, התוכנה מאפשרת להוציא דוחות על עובדים ואף ניתן לצפות בנתוני הנוכחות ממספר מחשבים ברשת במידה ויש סניפים לעסק.

לסיכום, בחירת סוג שעון הנוכחות תלויה באופן פעילות העסק, מספר העובדים בו, והציוד הטכנולוגי הקיים בו, כאשר לכל עסק יימצא השעון המתאים לו.