פנקסי קבלות והזמנות לעוסק פטור

פנקסי קבלות הן מצרך הכרחי לכל עסק. כעוסק פטור, איני חייב בהוצאת חשבוניות אלא רק קבלות. מאחר ומדובר בעסק זעיר ואין לי יותר מדיי לקוחות מידי יום, כמובן שבחרתי לא להשקיע בתוכנת קבלות ממוחשבת אלא פניתי אל בית דפוס בבקשה להדפיס פנקסי קבלות.

על תבנית פנקסי הקבלות הוסיפו לי בבית הדפוס את פרטי בית העסק שלי, שם בית העסק, כתובתו, מספר טלפון ומספר העוסק המורשה. כמו כן ביקשתי להוסיף את כתובת האימייל שלי ועשו זאת עבורי ללא בעיות. עבדתי זמן רב רק עם פנקסי קבלות, כפי שהחוק חייב אותי וכפי שייעץ לי רואה החשבון.

לאחר זמן מה, קרה לי מקרה מצער של לקוח שביצעתי עבורו עבודה וזה התחמק מתשלום. בבירור קצר שערכתי באינטרנט גיליתי שאיני היחיד שנפל בפח של לקוח כזה, שכן את הקבלה אני מוציא מפנקס הקבלות שלי רק בסוף העבודה, עם קבלת התשלום, ובעצם אין שום חוזה או דבר כתוב שמחייב את הלקוח לשלם לי בסוף העבודה. בבירור שלי גיליתי, שכמו שאני מזמין מבית הדפוס פנקסי קבלות, אני יכול להזמין גם פנקסי הזמנות.

פנקסי הזמנות, הנקראים גם פנקסי הזמנת עבודה, הם דומים מאוד לפנקסי קבלות. יש בהם טבלה המפרטת את כל העבודה שאני מבצע ואת המוצרים הנלווים שהלקוח אמור לשלם לי עבורם, רק שבמקום פירוט אמצעי התשלום שקיבלתי מהלקוח כפי שמופיע על פנקסי הקבלות שלי, בפנקסי ההזמנות מופיעים תנאי התשלום שנקבעו מראש, וכן מקום להערות, ולרישום פרטי הלקוח - שם מלא, מספר תעודת הזהות שלו, טלפונים וכתובת. בסוף מילוי טופס כזה, יש למטה מקום לחתימת הלקוח ולחתימה שלי.

מאחר והפנקסים מגיעים עם דף מקור ועם עוד העתק נוסף, ממש כמו במקרה של פנקסי קבלות, הדבר מאפשר לי להחתים את הלקוח, למסור לו עותק של הסכם העבודה ולשמור לי עותק כזה. מעבר לכך שהדף יוצר התחייבות בכתב של הלקוח כלפיי ועוזר למנוע את התחמקותו מהתשלום, זה גם יוצר רושם מקצועי מאוד בעיני הלקוח, אשר מקבל פירוט מדויק של כל ההזמנה ואת כל הפרטים ליצירת הקשר איתי.

אני ממליץ בחום לכל עוסק פטור ולכל עסק בכלל שנוהג לבצע עבודות בטרם קבלת התשלום מהלקוח, להדפיס בנוסף לפנקסי קבלות גם פנקסי הזמנות. הזמנת פנקסי קבלות בבית דפוס אינו כרוכה בעלויות גבוהות, ומאפשרת ביטחון לבית העסק ויצירת רושם מקצועי וטוב בעיני הלקוחות.