לאחר כעשרים שנות ניסיון בתחום הגבייה גיליתי שעסקים רבים אשר נותנים שירותים מצוינים ללקוחותיהם מתקשים לסגל לעצמם דפוסי גבייה נכונים אשר גורמים להכבדה תזרימית ולאורך זמן גם לדילול בהכנסות.
אחנו עובדים קשה , מעבירים שעות בעבודה, מקימים אתרי עסק וחושבים כיצד ניתן שירות מקצועי ומהיר ללקוחותינו .
משום מה בבואינו לגבות את הכסף המגיע לנו , אנחנו מרגישים אי נוחות , ובמקרים רבים אפילו דוחים את הנושא ל"זמן מתאים יותר".
מערך הגבייה בעסק חייב להיות יומיומי מאורגן ומתוקתק .
למה הכוונה?
בשלב הראשוני יש לדאוג שכל כרטיסי הלקוחות (גם הספקים) יהיו מלאים בכל הפרטים האפשריים כגון: מספרי טלפון , ניידים
אנשי קשר , שמות של מנהלות החשבונות שמטפלות בכם . שם בעל העסק , ואפילו הערות מיוחדות לכל לקוח שלכם . ויש כאלה
תאמינו לי.
אחרי שכל מערך הלקוחות מסודר , הגיע זמן העבודה . גבייה זו עבודה בפני עצמה הדורשת התמדה וגישה חיובית .
ולמה ?
כי אף לקוח לא ממש אוהב לשלם , ולא במיידי , ואם אתם מגיעים למלאכת הגבייה עם הידיעה הזאת מראש , תוכלו אפילו להנות מהשיחה ולשכלל את היכולות שלכם מפעם לפעם,
תזכרו שהרמת הטלפון ללקוח חשובה פעמיים , גם לתזכר אותו בנושא הכספי וגם לשתף אותו בשרות חדש או במוצר חדש שהוא יכול לרכוש מכם.
לעסקים גדולים אני ממליצה לפנות משרה יעודית .
נורות אדומות : אני קוראת להן נורות צבעוניות , כי לא כל חשש שלנו , לשמחתנו , מתקיים .
אז יש נורות ירוקות וצהובות כגון : הלקוח לא עונה לצלצול שלכם כמה ימים , המזכירה מוסרת שמנהלת החשבונות החופשה של שבועיים . אתם מרגישים שמורחים אתכם .
במקרים כאלה יש להתמיד ולהתקשר ולא לחכות לעוד שבועיים.
לבקש לדבר עם החשב , או אפילו מנהל הכספים , על מנת להיות נוכח בדרישה לקבלת התשלום.
בגבייה הנוכחות מאוד חשובה .
אתם זוכרים את כרטסת הלקוחות שרושמים בה הערות? זה הזמן לרשום , מי אנשי הקשר שהגענו אליהם , והערה צבעונית
לגבי לקוח מסויים שנראה לנו בעל קושי לשלם , מסרו לכם בטלפון שמשלמים פעמיים בחודש ? רישמו את הנתון הזה , הוא חשוב.
עוד נורה צבעונית שיש לשים לב אליה ולא איכזבה אף פעם, לצערי - עסק שרושם תאריך מאוד מאוחר לשיק "קטן" , שיק חוזר , ואל תתביישו לברר פרטים על מוסר תשלומים אצל לקוח חדש
שאתם רוכשים.
לסיכום : גבייה זו עבודה בפני עצמה , יש להקצות לה , תלוי בגודל העסק, כמה שעות ביום כדי להיות נוכח.
יש לרשום את ההערות על כל לקוח חדש ולעדכן אותן אצל לקוחות ותיקים.
במידה ולקוח לא מגיב לבקשות התשלום , יש לשלוח מכתב בקשה , לא להסתפק בשיחות , חשוב לתייק את המכתבים הללו.
ואם יש צורך לשלוח מכתב רשום מעו"ד .
תזכרו שדחייה מתוך אי נעימות תפגע בעסק שלכם ותגרום לבעיות תזרימיות והוצאות בנקים מיותרות.