הפקת נייר בארגון-הוצאות גלויות והוצאות סמויות

כולנו משתמשים בציוד המיכון המשרדי בארגון. מחקרים מראים שדווקא ככל שהתפתחה מהפיכת הטכנולוגיה בארגון, עלתה צריכת הנייר בארגון בצורה דרמטית, והטילה סעיף הוצאה נוסף על הארגון, שבקלות יכול להפוך למשאבת כספים, ממנה כולם מדירים את תשומת ליבם, בשל היות התחום, "לא סקסי" או משעמם.
לכל עובד בארגון קיימת גישה למדפסות ולמכונות הצילום במשרד,ולמדפסות טרמיות להפקת חשבוניות. ככל שהארגון גדול יותר, כך סעיף ההוצאה הזה נעלם בין סעיפים אחרים של הוצאות התפעול. וזה בדיוק המצב אותו ספקי השירות, הציוד והמתכלים בענף רוצים להנציח. ב-15 השנים האחרונות בהן סמארטאופיס פועלת, ניתחנו והבלנו תהליכי ייעול וחיסכון בעשרות רבות של ארגונים,להם הבאנו חיסכון תפעולי של לא מעט מליוני שקלים, במצטבר. הניסיון האמפירי הזה הביא אותנו להכרה שקיימות ארבע סיבות עיקריות לבזבוז הכספים הזה בארגון:
מחלקת IT לעומת מחלקת הרכש-יחסים לעומתיים::
בלא מעט ארגונים, כשהתחלנו לנתח את הסיבות האמיתיות לדימין הכספים המיותר בתחום הפקת הנייר בארגון, הבחנו שקיים נתק בין דרישות מחלקת ה- IT לרכש מדפסות\מכונות צילום, לבין הרגלי העבודה של מחלקת הרכש. בשל אילוצים פנים ארגוניים כאלה ואחרים, בד"כ דרישת רכש למדפסת או מכונת צילום, מועברת למחלקת הרכש, שמצידה רוכשת לא פעם מדפסות "זולות", אבל כאלו שעלויות התפעול שלהן גבוהות במיחוד. לא פעם אנו נתקלים בארגונים גדולים, במדפסות קטנות וזולות, המתופעלות באמצעות טונר קטן מידות ויקר, מציאות היוצרת בשורה התחתונה עלות הדפסה גבוהה ויקרה. לא פעם אנו רואים בקשות חוזרות ונשנות ממחלקת הרכש לרככוש מתכלים עם סטנדרטים כאלה ואחרים, בעוד שהרכש, השואף לעלות הזולה ביותר, רוכש מתכלים ממקורות מפוקפקים, הביאים עימם אחוזי כשל גבוהים המיוחד, ולבסוף, עלויות תיקון גבוהות, או ללחופין, התעקות של מחלקות הרכש לרכוש מתכלים מקוריים בעלוייות שמגיעות לא פעם לפי שניים ואף שלושה מעוליות הפקת נייר הגיוניים.

הצבת הציוד בארגון, התאמת הציוד לצרכי העמדה:
לא פעם אנו נתקלים בתופעה, בה הציוד המוצב בעמדה, כלל לא תואם את צרכי העמדה.
מדפסות "ישנות" בעלות תפעול נמוכות להפליא, מוגלות לפינות הנידחות של חלל העבודה, ומדפסות חדשות בעלות תכולת טונר קטנה מאוד או יקרה מאוד, הופכת למדפסת העיקרית, בעלויות הפקת ניירת הגבוהים פי שלושה מהמדפסת ה"ישנה", אבל אמינה וחזקה שעדיין פועלת היטב.
לא פעם אנו רואים הצבה חסרת היגיון של ציוד, ללא מחשבה של מי המתשמש הסופי, מה הוא צריך להדפיס ולמה. בנוסף, בהרבה ארגונים אנו רואים חלוקה בלי הגבלה של מדפסות צבע, ומאחורי המשתמש\ת קולאז' גדול של תמונות ילד\נכד בשלל צילומים מהגן או מהאירוע המשפחתי. עלות כל דף צבע מגיעה לא פעם לשקל שלם, פיקוח אין, הגלבת משתמש נשמעת כמדע בידיוני.
כך הארגון מדמם לעיתים ממון רב על הצבה לא נכונה של ציוד. חוסר הבנה בכל הנוגע למתכלים, תכולתם, כמות הדפים שהתכולה מספיקה להם ועלות המתכלים, מסתכמים לא פעם בעלויות הדפסה הגבוהות בהרבה מהמתחייב. לא פעם אנו נתקלים במהלך ניתוח מצבת הציוד אצל לקוחותינו במצבים, בהם בעמדה בה מפיקים מספר רב של ניירת, מוצבת מדפסת עם קיבולת טונר קטנה של 1,500 דף, ועלות הדפסה של 8 אגורות, ואילו בצד, נידחת, מוצבת מדפסת כמעט ללא שימוש, כשעלות הפקת הנייר בה נמוך מ- 2 אגורות. בחלק מהארגונים בהם אנחנו פועלים, אנו מנסים לשנות את תרבות הפקת הנייר בארגון

מבנה הסכם החכרה ותפעול הציוד:

לאחרונה סיימנו להוביל מהלך ברשת אופנה גדולה ומוכרת, בה הבאנו ללקוח חיסכון עצום,של מאות אלפי שקלים בשנה, רק בשל חוסר המוטיבציה של האחראי על התחום, והסטגנציה שפשתה בארגון, כשיטת התנהלות ארגונית. במהלך ניתוח הוצאות הארגון בהפקת נייר, עלה כי הלקוח משלם מינימום פעימות מסוים לספק, במקרה הזה חברת  יזמקו, כשבפועל, הלקוח בקושי השתמש בחצי מכמות המינימום עליה הוא שילם. מעבר לעלות הפעימה הגבוהה שהספק גבה, לא היתה ללקוח שום דרך ללמוד מה כמות ההדפסות בפועל, לעומת התשלום אותו הוא שילם במסגרת הסכם המינימום שהוא כרת עם הספק. בעיקר בשל מבנה החשבונית. בסופו של יום הצלחנו להוזיל לרשת כ- 55% מעלויות הפקת הנייר בארגון

מה הלקוח מזמין ומה הוא באמת מקבל למחסן

באותו עיניין, אנו פועלים בימים אלה ברשת חנויות גדולה בישראל. שוב, במקרה דנן, מנתחים את עלויות הפקת הנייר בארגון. נוכחנו לדעת כי הלקוח רוכש עשרות אלפי גלילי נייר בשנה למדפסות ייחודיות הנמצאות בשימושו. אורך גליל שנרכש, כפי שמצויין על האריזה, כ- 80 מטרים. לקחנו למשרדינו כמה גלילים, ומדדנו את האורך האמיתי שלהם, והאם האורך המוצהר, אכן תואם את אורך הגליל שהלקוח הזמין ועליו הוא שילם. לא ממש נפלנו מהכיסא כשהתברר לנו וללקוח, כי הגלילים קצרים בכ- 18% מהאורך עליהם מצהיר הספק. וכך, במדידה פשוטה, הצלחנו להשיב ללקוח 20% מההוצאה הזאת בשנה כהחזר מהספק, וכן לוודא מעתה, כי הגלילים אותם הוא רוכש, אכן זהים באורכם למה שהוזמן. החיסכון ללקוח הזה הסתכם בעשרות רבות של אלפי שקלים בשנה, ומאות אלפי שקלים בתקופה של ארבע השנים הקרובות

לסיכום: עלויות הפקת הנייר בארגון, עלויות הנייר עצמו, הציוד המוצב, שירות וחומרים מתכלים, יכולים להסתכם במאות אלפי שקלים בשנה. על מנת להגיע לאופטימיזציה מלאה, הן בסוג הציוד המוצב, מיקומו במשרדי הארגון, התאמתו לצרכי המשתמש, ואמצעים ובקרות לחיסכון מהותי בצריכת הנייר, נדרש בד"כ שימוש בשירותי יועץ מומחה. מניסיוננו, בד"כ, אין לארגונים מדיניות ברורה בתחום הזה. חידוד נהלים, בדיקת מצבת הציוד, והתוויית מדיניות הדפסה וצילום, כמו גם בחינה מחדש של הסכמי חכירה ומידת התאמתם לצרכים היומיומיים של הארגון, יכולים להניב חיסכון משמעותי בסעיף זה
למידע נוסף, ניתן להיכנס לאתרנו