הופכים את ממצאי האבחון לתכנית עבודה: Impact- Ease Matrix

הופכים את ממצאי האבחון לתכנית עבודה: Impact- Ease Matrix

הרוב המכריע של תהליכי הייעוץ מתחיל באבחון.

בעיניי, מטרת האבחון היא לזקק את החוזקות וה"כאבים" המשמעותיים ביותר, אשר הטיפול בהם יניב את הערך הרב ביותר לארגון. אלו לא חייבים להיות בהכרח האזורים הכי חלשים בארגון, אלא אלה שהשינוי בהם ייתן את האפקט הגדול ביותר.

הממצאים והדגשים שצפים באבחון קובעים במידה רבה את התוצרים של עבודת הייעוץ ולכן יש חשיבות עליונה לדייק באיתור הפערים וגורמי השורש הנכונים.

כל מי שהיה אי פעם חלק מתהליך ייעוצי מכיר את שלב האבחון, שבו היועץ לומד את תחומי הפעילות וההתנהלות של הארגון, באמצעות ראיונות עם אנשי מפתח בארגון ומחוצה לו, מפגשים עם ההנהלה ולימוד נהלים, תהליכי עבודה, הגדרות תפקיד, טכנולוגיות, ניתוח נתונים, שגרות ניהול ועוד ועוד.

כשאני מבצעת תהליך אבחון אני מוצאת את עצמי נדרשת לכל מיומנויות ההקשבה שלי- להקשיב למה שנאמר (ולמה שלא נאמר), לטון הדברים, להיסטוריה של הדובר, להבין מניעים של פוליטיקה ארגונית,  לנסות ולפענח את הדברים שמתחת לפני השטח ומצד שני להסתמך על תצפיות אוביקטיביות ונתונים. בסופו של דבר יש לזקק את העיקר מהטפל, לחזור ולשאול על הסוגיות המרכזיות "למה זה מפריע", "מה גורם לזה"... שום דבר אינו מובן מאליו.

בשלב הזה מתגבשת רשימה של פערים בהם עבודת הייעוץ אמורה לטפל בהמשך.

אצל יועצים רבים זהו התוצר הסופי של שלב האבחון ומהווה את הבסיס לתהליך הייעוצי.

אני עושה שני צעדים נוספים קדימה:

1. תעדוף רשימת הפערים לטיפול באמצעות שימוש בכלי Impact-Ease Matrix
2. יצירת תכנית עבודה לטיפול ב"כאבים" המרכזיים

כך הלקוחות שלי מבינים בדיוק על מה הולכים לעבוד ומהי התוצאה רצויה בכל תחום.

אז מה זה Impact-Ease Matrix?

את רשימת הפערים אנו מסווגים לפי שני קריטריונים:

מידת ההשפעה במידה ונטפל בפער וקלות המימוש של התכנית לטיפול. לאחר מתן הציונים אנו ממפים את הפערים במטריצה:

והנה דוגמה מהשטח:

 

 

 

במקרה הזה המנכ"ל (נו טוב, גם אני) הופתענו לגלות את התובנה שהנושא של תפיסת התפקיד על ידי אנשי הצוות הוא בעל פוטנציאל גבוה ליצירת שינוי משמעותי. הטיפול בפער הזה היה בעדיפות על הטמעת תהליכי עבודה פרויקטליים מוסדרים וטיפול בהגדרות התפקיד- נושאים אשר פעמים רבות ניגשים לטפל בהם כמעט על אוטומט.

מעוניינים לשמוע עוד? דברו איתי!

הופכים את ממצאי האבחון לתכנית עבודה: Impact- Ease Matrix

הרוב המכריע של תהליכי הייעוץ מתחיל באבחון.

בעיניי, מטרת האבחון היא לזקק את החוזקות וה"כאבים" המשמעותיים ביותר, אשר הטיפול בהם יניב את הערך הרב ביותר לארגון. אלו לא חייבים להיות בהכרח האזורים הכי חלשים בארגון, אלא אלה שהשינוי בהם ייתן את האפקט הגדול ביותר.

הממצאים והדגשים שצפים באבחון קובעים במידה רבה את התוצרים של עבודת הייעוץ ולכן יש חשיבות עליונה לדייק באיתור הפערים וגורמי השורש הנכונים.

כל מי שהיה אי פעם חלק מתהליך ייעוצי מכיר את שלב האבחון, שבו היועץ לומד את תחומי הפעילות וההתנהלות של הארגון, באמצעות ראיונות עם אנשי מפתח בארגון ומחוצה לו, מפגשים עם ההנהלה ולימוד נהלים, תהליכי עבודה, הגדרות תפקיד, טכנולוגיות, ניתוח נתונים, שגרות ניהול ועוד ועוד.

כשאני מבצעת תהליך אבחון אני מוצאת את עצמי נדרשת לכל מיומנויות ההקשבה שלי- להקשיב למה שנאמר (ולמה שלא נאמר), לטון הדברים, להיסטוריה של הדובר, להבין מניעים של פוליטיקה ארגונית,  לנסות ולפענח את הדברים שמתחת לפני השטח ומצד שני להסתמך על תצפיות אוביקטיביות ונתונים. בסופו של דבר יש לזקק את העיקר מהטפל, לחזור ולשאול על הסוגיות המרכזיות "למה זה מפריע", "מה גורם לזה"... שום דבר אינו מובן מאליו.

בשלב הזה מתגבשת רשימה של פערים בהם עבודת הייעוץ אמורה לטפל בהמשך.

אצל יועצים רבים זהו התוצר הסופי של שלב האבחון ומהווה את הבסיס לתהליך הייעוצי.

אני עושה שני צעדים נוספים קדימה:

1. תעדוף רשימת הפערים לטיפול באמצעות שימוש בכלי Impact-Ease Matrix
2. יצירת תכנית עבודה לטיפול ב"כאבים" המרכזיים

כך הלקוחות שלי מבינים בדיוק על מה הולכים לעבוד ומהי התוצאה רצויה בכל תחום.

אז מה זה Impact-Ease Matrix?

את רשימת הפערים אנו מסווגים לפי שני קריטריונים:

מידת ההשפעה במידה ונטפל בפער וקלות המימוש של התכנית לטיפול. לאחר מתן הציונים אנו ממפים את הפערים במטריצה, כפי שמתואר בתמונה בראשית המאמר.

אגב, התמונה הזו היא דוגמה אותנטית מהשטח. במקרה הזה המנכ"ל (נו טוב, גם אני) הופתענו לגלות את התובנה שהנושא של תפיסת התפקיד על ידי אנשי הצוות הוא בעל פוטנציאל גבוה ליצירת שינוי משמעותי. הטיפול בפער הזה היה בעדיפות על הטמעת תהליכי עבודה פרויקטליים מוסדרים וטיפול בהגדרות התפקיד- נושאים אשר פעמים רבות ניגשים לטפל בהם כמעט על אוטומט.

מעוניינים לשמוע עוד? דברו איתי!